電話対応が苦手な理由
電話対応は、なかなか難しくて緊張しますよね・・・。
人と喋る事が苦手な人がいると思いますが、そんな人は
尚更電話対応に苦手意識を抱いてしまうのではないでしょうか。
丁寧な言葉で喋らないと、そして大事な事はメモに取らないと
・・・思えば思うほど緊張して頭が混乱してしまう。
そんな経験ありませんか?
特に新入社員の時は、電話対応が嫌で仕事に行きたくないって
思う人も少なからずいると思います。
そんな電話対応が苦手な人へ、電話対応で抑えておくべき事を5つ
ご紹介していこうと思います。
今回は、よくある電話対応の例文等は省きました。
何故かと言うと、インターネット上に沢山あるからです。
電話対応のここが難しいといった内容に絞りました。
名前や会社の聞き取りが苦手だったり、メモ書きが苦手だったり、
ついうっかり保留ボタン忘れたり・・・。
電話対応の苦手な人の、あるあるに対応した内容になっています。
![](https://www.plus2.co.jp/wp-content/uploads/2021/05/dennwa-.jpg)
電話対応で抑えておくべき5つのポイント
1.喋る事は暗記しないでメモを見ながら電話する。
電話に慣れていないと、喋る事に必死になり、相手の話す内容を
憶えていなかったり、メモを取れなかったりします。大事な内容
を忘れてしまったら、会社にとって大変な事態になりかねません。
相手の会話の内容に集中する為にも、自分が電話する内容は予め
紙に書いて、ディスクに貼っておきましょう。
メモも何パターンも作っておくと心に余裕が持てますよ。
![](https://www.plus2.co.jp/wp-content/uploads/2021/05/notebook-2178656_640.jpg)
2.大事な内容は復唱する。
大事な内容は絶対に復唱しましょう。
名前と会社名は重要です。どこの誰からかかってきたのかが
分からない・・・。そんな事になったら、さあ大変です。
こちらから折り返しますなんて約束してたら、折り返し電話が
出来なくて、大問題になってしまいますね。
電話が相手から掛かってきて相手が会社名、名前を名乗ったら、
「お世話なっております。○○会社の○○様ですね?」
と必ず復唱して下さい。
もし、間違っていれば訂正していただけます。
何度も会社名や名前を聞き返すのは失礼じゃないかな?と思い
電話対応に苦手意識がある人もいると思います。
そんな時は、相手の名前や会社名を復唱してみて下さい。
3.ゆっくり喋る事を意識する。
苦手意識があると、ついつい早口になってしまいがちですね。
早口になると、嚙んでしまったり、相手に伝えたい内容がきちんと
伝わらなかったりします。
言葉がたどたどしいと、相手に不安要素を与えてしまいかねません。
できるだけ、ゆっくり会話する事を心かけましょう。
4.良く掛かってくる会社や人はリスト化しておく。
会社によっては、掛かってくる会社や人がある程度決まっている場合
もあります。そんな場合は、リスト化しておけば、会社名、名前を
間違うことがありませんね。そうなると、電話対応に余裕が出来て、
他の内容に集中する事が出来ると思います。
5.保留ボタンは忘れずに。
新人中よくあるのが、保留ボタンの押し忘れです。
保留ボタンをしっかり押していたら、困ったことを上司に相談する事も出来ます。
保留ボタンは必ず押しましょう。
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今週のテーマは電話対応でした。
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関連ブログ▶毎週木曜日のプログラム、ビジネスマナー講座開催しました。気配りについて
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