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電話対応の苦手な方が抑えておくべき5つのポイント

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電話対応が苦手な理由

電話対応は、なかなか難しくて緊張しますよね・・・。

人と喋る事が苦手な人がいると思いますが、そんな人は
尚更電話対応に苦手意識を抱いてしまうのではないでしょうか。

丁寧な言葉で喋らないと、そして大事な事はメモに取らないと
・・・思えば思うほど緊張して頭が混乱してしまう。

そんな経験ありませんか?

特に新入社員の時は、電話対応が嫌で仕事に行きたくないって
思う人も少なからずいると思います。

そんな電話対応が苦手な人へ、電話対応で抑えておくべき事を5つ
ご紹介していこうと思います。

今回は、よくある電話対応の例文等は省きました。
何故かと言うと、インターネット上に沢山あるからです。

電話対応のここが難しいといった内容に絞りました。

名前や会社の聞き取りが苦手だったり、メモ書きが苦手だったり、
ついうっかり保留ボタン忘れたり・・・。

電話対応の苦手な人の、あるあるに対応した内容になっています。

 

 

電話対応で抑えておくべき5つのポイント

1.喋る事は暗記しないでメモを見ながら電話する。

電話に慣れていないと、喋る事に必死になり、相手の話す内容を
憶えていなかったり、メモを取れなかったりします。大事な内容
を忘れてしまったら、会社にとって大変な事態になりかねません。
相手の会話の内容に集中する為にも、自分が電話する内容は予め
紙に書いて、ディスクに貼っておきましょう。
メモも何パターンも作っておくと心に余裕が持てますよ。

 

2.大事な内容は復唱する。

大事な内容は絶対に復唱しましょう。
名前と会社名は重要です。どこの誰からかかってきたのかが
分からない・・・。そんな事になったら、さあ大変です。
こちらから折り返しますなんて約束してたら、折り返し電話が
出来なくて、大問題になってしまいますね。
電話が相手から掛かってきて相手が会社名、名前を名乗ったら、
「お世話なっております。○○会社の○○様ですね?」
と必ず復唱して下さい。
もし、間違っていれば訂正していただけます。
何度も会社名や名前を聞き返すのは失礼じゃないかな?と思い
電話対応に苦手意識がある人もいると思います。
そんな時は、相手の名前や会社名を復唱してみて下さい。

3.ゆっくり喋る事を意識する。

苦手意識があると、ついつい早口になってしまいがちですね。
早口になると、嚙んでしまったり、相手に伝えたい内容がきちんと
伝わらなかったりします。
言葉がたどたどしいと、相手に不安要素を与えてしまいかねません。
できるだけ、ゆっくり会話する事を心かけましょう。

4.良く掛かってくる会社や人はリスト化しておく。

会社によっては、掛かってくる会社や人がある程度決まっている場合
もあります。そんな場合は、リスト化しておけば、会社名、名前を
間違うことがありませんね。そうなると、電話対応に余裕が出来て、
他の内容に集中する事が出来ると思います。

5.保留ボタンは忘れずに。

新人中よくあるのが、保留ボタンの押し忘れです。
保留ボタンをしっかり押していたら、困ったことを上司に相談する事も出来ます。
保留ボタンは必ず押しましょう。

ぷらす住道では、毎週ビジネスマナー講座を行っています。
今週のテーマは電話対応でした。
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就労移行支援事業所 
ぷらす住道
〒574-0041
大東市浜町9-15 
サンアイ第2ビル3階
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